В основі ефективного обміну інформацією лежать викладені нижче принципи:
- В ході обміну інформацією повинні використовуватися зауваження описового, а не оцінного характер. Описуючи власну реакцію, він залишає користувачеві можливість вибору використовувати або не використовувати його так, як він вважає за доцільне. Потрібно уникати оцінок, щоб у клієнта не було потреби займати оборонну
- позицію.
- Вислови повинні носити скоріше конкретний, чим загальний характер. Так, наприклад, отримати інформацію про те, що, наприклад, “функція даного учасника є домінуючою”, можливо, не так важливо, як почути щось конкретніше, наприклад: “Тільки що, коли вирішувалося питання, ви не слухали точку зору тих, що оточують.
Тому я вимушений був прийняти ваші аргументи, або вислухати вашу критику. При обміні інформацією треба враховувати потреби як “відправника”, так і реципієнта інформації. Інформаційний обмін може виявитися деструктивним, коли він відповідає вимогам лише однієї сторони і не приймає до уваги потреб іншої сторони. - Інформаційний обмін повинен бути направлений на дії (поведінка), які адресат вислову може якимсь чином змінити. Коли ж людині указують на недоліки, які, через об’єктивні обставини, що склалися, він не може ліквідовувати, це лише підсилює роздратування і незадоволеність.
- Такий обмін інформацією повинен проходити в потрібний момент. В цілому, краще всього викликати зворотний зв’язок відразу ж, як тільки надається можливість, після певної дії. При цьому приймається до уваги бажання адресата почути чужу думку, підтримка з боку тих, що оточують, і інші чинники.
- Слід перевіряти ефективність зворотного зв’язку, щоб проконтролювати розуміння з боку співбесідника. Один із способів зробити це – добитися того, щоб співбесідник перефразовував вислів і, таким чином, переконатися, що адресований йому вислів правильно зрозумів.
- Передбачається, що зворотна реакция винна надати дію на співбесідника. Тому адресант повинен бути готовий виступати як активний слухач, оскільки, як передбачається, він тільки що вказав на проблему своєму співбесідникові.
Обмін інформацією як навик міжособового спілкування
Philip G. Hanson
Процес отримання і надання інформації, можливо, є одним з найбільш важливих моментів психологічних досліджень. Саме зворотний зв’язок дозволяє людині поглянути на себе очима тих, що оточують. І, безумовно, це непросте завдання.
Ефективне надання і отримання зворотного зв’язку подразумеваєт наявність ряду властивостей: турбота, довіра, ухвалення, відвертість і неспокій про тих, що оточують. Тому те, наскільки інформація при цьому є оцінною, аргументованою, відкритою, зрештою визначається особистими принципами, свого роду життєвою філософією, учасників цього процесу комунікації.